A continuación se muestra un diagrama de todas las entidades y procesos que conforman Laboratorio donde se datallan los estados de las entidades principales (Boletines y Orden de Análisis) y como éstos estados van cambiando de uno a otro según el estadio del proceso en el que se encuentra.
Desde Boletines se gestiona la Recepción de Muestras de los propios Boletines.
Los Boletines de Recogida son los documentos que registran el ingreso de las Muestras en el sistema. A partir de este documento se inician todos los procesos de gestión del Laboratorio.
Esquemáticamente, el proceso de introducción de una o varias muestras, se resume en los siguientes pasos:
Como el resto de Documentos, cuando accedemos a los Boletines lo primero que aparece es la pantalla de búsqueda, con la lista de Boletines ya creados, organizados por pestañas según su estado. El buscador permite realizar búsqueda filtrada por los campos: Título, Cliente, Número de Boletín, Serie, Ejercicio, Mes, Fechas de Creación y Fecha de Entrega.
Desde este Buscador, es posible la localización y gestión de uno o varios Boletines en concreto (seleccionar y pulsar
), crear un nuevo boletín (pulsar
), tal y como se gestiona el resto de documento en todos los Módulos del ERP.
El Boletín consiste en una información de Cabecera, y en Líneas que corresponden a cada una de las Muestras que se registran con el mismo Boletín.
La Cabecera consiste en los datos que aparecen en la imagen:
De estos datos, se deben informar obligatoriamente:
- Cliente.
- Serie.
- Fecha Alta. Por defecto, informa la actual del sistema, pero es modificable.
- Fecha/Hora Recepción. Por defecto, la actual.
- Prioridad. Por defecto, ‘Normal’. Otros valores disponibles: ‘Alta’ o ‘Baja’.
- Estado. Se gestionan automáticamente según los procesos que vamos ir viendo. Valores posibles: ‘Pendiente de validar’, ‘Pendiente de realizar’, ‘Parcialmente realizado’, ‘Realizado’, y ‘Servido’.
En el momento que se informan estos campos y se confirma su creación guardando la cabecera (Crtl+G) o pasando el cursor directamente a la gestión de Líneas (Muestras), se genera automáticamente el Código correspondiente al nuevo Boletín.
Para agilizar la introducción de las Muestras, se facilitan las siguientes Utilidades:
- Importar Presupuesto. Para el caso que exista un Presupuesto de Venta Aprobado para el cliente indicado, donde se especifiquen líneas de Muestras, donde se incluyan una lista de Parámetros específicos, a un precio determinado, se puede seleccionar esta opción para generar automáticamente la Muestra con la información preestablecida en dicho presupuesto. Si en el presupuesto se especifica una cantidad determinada de Muestras, estas se irán descontando hasta que se hayan realizado todas las indicadas, momento en el cual el presupuesto dejará de estar disponible en esta opción.
- Importar Muestra. Se puede copiar toda la información ya indicada en una Muestra anterior, en el mismo boletín o en otro aunque sea de otro cliente, y luego modificar si es necesario.
Líneas de Documentos
La gestión de las Líneas permite crear tantas Muestras como se desee en un mismo Boletín. Para ello, se añade un nuevo registro en la pantalla de líneas y se especifica el Tipo de Línea,
que puede ser Parámetro, Muestra, Varios o Venta Estándar según se necesite. La información que requiere el programa para cada tipo de línea es diferente.
En el siguiente apartado del manual Línea de Boletines entraremos más en detalle en la información de la línea.
Pools
Se entiende por POOL de Muestras, a una agrupación / desagrupación de Muestras, que se realiza después de la recepción y alta inicial de las Muestras. Podemos encontrarnos con dos casos:
1.- Agrupación de Muestras: Pool de Mezcla.
El resultado de la ‘mezcla’ genera un código nuevo, y se gestiona mediante una sola Orden de Análisis, que obtiene un solo Resultado por Muestra, compartido para todas las Muestras originales. Se genera un solo informe para varias Muestras.
Estas muestras a su vez, pueden volver a mezclarse con nuevas muestras que se agreguen, de forma que el resultado de cada muestra se gestiona con su correspondiente Orden de Análisis. De esta forma, cada Muestra puede estar analizada por diferentes Órdenes, que corresponden a mezclas de muestras diferentes, y a su vez, una Orden de Análisis da un resultado único para un conjunto de Muestras mezcladas.
2.- Desagrupación de un Muestra: Pool de División.
Partiendo de una Muestra Inicial, ésta se subdivide en varias a modo de sub-Muestras, a cada una de las cuales se gestiona con su correspondiente Orden de Análisis.
De la misma forma que el caso anterior, a posteriori se podría continuar subdividiendo en más sub-Muestras, es decir, de la Muestra inicial pueden seguir surgiendo nuevas Órdenes de Análisis, que suponen resultados independientes, aunque el Informe de Resultados la Muestra debe mostrar todos los Resultados del Pool, y Resultado general como una conclusión general que se desprenda de éstas.
Esta gestión se puede plantear como un proceso incluido dentro de la gestión actual de Boletines, donde se pueden implementar procesos para la generación de estos tipos de Pool.
Documentos Relacionados
Desde aquí se puede consultar todos los documentos relacionados con este boletín y acceder a cada uno de ellos con doble clic sobre el documento.
Informes y Gestión Documental
Desde este apartado se puede configurar el número de copias que se desea imprimir de este documento y adjuntar cualquier archivo ofimático relacionado con este documento en gestión.
Recordamos que los Tipos de Documentos de Gestión Documental han sido configurado previamente en General/Configuración/Documentos
Donde también se puede especificar el número de copias que se desea imprimir para cada documento como norma general.
